NTI de Digitalización de Documentos: Tu mejores aliadas para guardar documentos

¡Hola a todos!

Empezamos el post con unas preguntas:

¿Sabíais que existen unas normas establecidas por el Ministerio de Hacienda para digitalizar los documentos?

¿Sabíais que si seguís este proceso podéis eliminar el papel de los documentos digitalizados y así olvidaros de guardarlos físicamente?

Para poner un ejemplo: Eres una empresa que recibe cientos o miles de albaranes. Muchas veces estos albaranes son copias que casi no se pueden leer  y que tienes que guardar los años que establece la Agencia Tributaria, y piensas ¿Cómo voy a guardar este documento si dentro de unos meses ni se va a leer lo que pone? Pues bien, sigue leyendo nuestro post donde te explicamos el proceso para poder guardar de forma digitalizada estos documentos. Es decir, te explicamos que son las Normas Técnicas de interoperabilidad (NTI) de Digitalización de Documentos.

Primero de todo, ¿De dónde vienen estas Normas? El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha sido el responsable de crear el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Este documento engloba un total de doce Normas, entre ellas la NTI de Digitalización de Documentos.

Según la Guía de aplicación de la Norma técnica de Interoperabilidad [Dejamos el link al finalizar el post], necesitas cumplir unas reglas mínimas establecidas por la NTI de Digitalización de Documentos, pero seguramente, también necesites de otras condiciones específicas en función de la finalidad o naturaleza de los documentos a digitalizar. En este post os detallaremos los requisitos mínimos que establece la NTI de Digitalización de Documentos, ya que el resto dependerá de lo que necesitéis.

¿Qué se entiende como Digitalización de Documentos? Es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

Es decir, este proceso debe mantener la imagen lo máxima de idéntica  posible al documento original en papel. El objetivo final, será tener la imagen electrónica con sus metadatos y, si es necesario, la firma asociada. Pero, ¿Qué significa imagen fiel? Básicamente son los componentes digitales que representan el contenido y el aspecto del documento en papel.

[Por si necesitas la definición de metadatos te la detallo aquí directa de Wikipedia ya que la verás escrita varias veces durante el post: Los metadatos, literalmente «sobre datos», son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos que describen el contenido informativo de un objeto]

¿Cuál es el proceso de digitalización? La NTI de Digitalización de Documentos nos indica que el proceso debe ser totalmente automático ya que de esta manera garantizamos la integridad de todos los pasos.

La primera fase del procedimiento consiste en digitalizar el documento a través de un medio fotoeléctrico, normalmente un escáner o multifuncional, para así obtener una imagen del documento en nuestro dispositivo. Esta imagen digitalizada deberá minimizar al máximo la pérdida de contexto y estructura y por supuesto, no debe incorporar caracteres o gráficos que no aparezcan en el documento original.

Gracias a esta digitalización, obtendremos un fichero imagen en la memoria del sistema al que está asociado el dispositivo. En algunos casos se procede a optimizar la imagen, por ejemplo eliminando los bordes negros, para garantizar que se pueda leer correctamente.

La última fase que construye la Digitalización de Documentos, es la conformación del documento, es decir, asignar los metadatos al documento y si es necesario, firmar la imagen electrónica.

Los metadatos del proceso de digitalización registran las características y condiciones en las que se ha llevado a cabo la captura de la imagen electrónica. Como hemos dicho anteriormente, la NTI de Digitalización de Documentos marca las normas básicas, así que con los metadatos hace lo mismo. Puede haber, también, metadatos complementarios en función del proceso de digitalización que lleve a cabo la entidad. Uno de estos metadatos complementarios es la firma electrónica.

En caso de que tu empresa opte por la firma electrónica de la imagen, tendrá un documento digitalizado, fiable e íntegro, completamente conformado.

Para finalizar, la NTI de Digitalización de Documentos nos indica  que el proceso de digitalización debe tener un plan de gestión de calidad a través de operaciones de mantenimiento y de comprobación y, de esta manera, garantizar que la aplicación de digitalización y sus dispositivos asociados producen imágenes fieles e íntegras.

Hasta aquí nuestro pequeño resumen de las NTI de Digitalización de Documentos para que os den una idea de cómo pasar de un proceso donde todos vuestros documentos son en papel y se degradan con el paso del tiempo, a uno totalmente digitalizado donde los podréis mantener intactos durante todo el tiempo que deseéis.

Esperamos que os haya gustado nuestro post de hoy y sobre todo que haya sido útil.

¡Saludos!

*Información de la Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad 2ª edición electrónica.

https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dam/jcr:cd4d2971-b218-4e38-8e42-4e77b969e378/Guia_NTI_digitalizacion_PDF_2ed_2016.pdf

TBSAGORA DIGCERT: Nuestra Nueva Digitalización Certificada

¡Hola a todos!

Como la mayoría de vosotros sabéis, para poder evitar el archivo físico de las facturas recibidas en papel, es necesario establecer el procedimiento de digitalización certificada descrito por la Agencia Tributaria.

TBS dispone de una nueva aplicación homologada por la AEAT, así que no os perdáis las siguientes líneas donde os explicamos algunos de los beneficios de utilizar nuestra Digitalización Certificada:

  • ¿Tienes un escáner profesional o equipos multifuncionales? ¡No importa! TBSAGORA DIGCERT certifica las facturas de proveedores que pueden ser escaneadas por cualquiera de los dos dispositivos.
  • ¿Qué pasa una vez tengo mi factura escaneada? TBSAGORA DIGCERT la certifica de forma ininterrumpida y la pasa a una carpeta donde quedará archivada.
  • ¡OJO! Si en este proceso existe alguna incidencia, la factura quedará archivada en otra carpeta [sin certificar] junto a los detalles de la incidencia ocurrida.
  • No te preocupes por los cierres fiscales de IVA ya que TBSAGORA DIGCERT realiza el mismo procedimiento que para las facturas de proveedores.
  • ¡Nuestra solución es FLEXIBLE! Dinos que Gestor Documental tienes y te integramos TBSAGORA DIGCERT sin ningún problema.
  • ¿No tienes Gestor Documental? Conoce TBSAGORA. TBSAGORA DIGCERT está integrada a TBSAGORA FACPROV para así, poder archivar las facturas y los cierres fiscales certificados.
  • ¿Dudas entre un Gestor Onpremise o Cloud? ¡Que la Digitalización Certificada no sea un problema a la hora de elegir! TBSAGORA DIGCERT se instala en las dos modalidades.
  • TBSAGORA DIGCERT, solución también integrada con Kofax, plataforma de captura digital avanzada. Por lo tanto, la integración sería a tres bandas entre Kofax-TBSAGORA FACPROV-TBSAGORA DIGCERT.

Todos sabemos que en una empresa sería ideal trabajar sin papel, donde todos los documentos fueran electrónicos, pero también sabemos que es muy complicado de conseguir. Para ayudaros, tenemos a vuestra disposición TBSAGORA DIGCERT, que os crea copias electrónicas de vuestras facturas para que así os podáis deshacer de todos los documentos físicos.

Si quieres más información sobre nuestra solución, ¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros!

¡Saludos y hasta la próxima!

Beneficios de una Gestión Documental bien diseñada

Tanto en ámbitos empresariales como en particulares es realmente necesario disponer de una correcta gestión documental para mejorar los procesos de trabajo, reduciendo los tiempos necesarios para encontrar los archivos buscados y una serie de beneficios que os detallamos a continuación.

Una de las herramientas para lograr este proceso es Paperless de TBSAGORA, mediante la cual se sustituyen la gran cantidad de documentos en papel con los que hay que lidiar para pasarlos a digital y adquirir un gran abanico de ventajas.

  • Reducción de las necesidades de almacenamiento físico: El papel siempre ha ocupado mucho espacio y a menudo ha sido complicado el gestionar su almacenamiento correctamente. Con Paperless se consigue revertir esta situación al tener todo digitalizado.
  • Reducción de los costes: Los costes económicos se acaban reduciendo a la larga, siendo mucho más asequible el adquirir un programa de gestión documental que el almacenar los documentos en físico.
  • Reducción del tiempo de búsqueda de la documentación: Al disponer de los archivos digitalizados basta con una simple búsqueda para hallar lo que estamos buscando, siendo mucho más complejo si lo hiciéramos en papel.
  • Acceso instantáneo a la documentación: Con Paperless se puede acceder de forma instantánea y muy rápida a la información buscada, aumentando la productividad del trabajo al no perder el tiempo buscando y accediendo a los documentos.
  • Facilidad para el acceso selectivo a documentos sensibles: En todos los trabajos hay determinados documentos que deben permanecer privados y a buen recaudo. Herramientas como Paperless permiten asegurar que se mantendrán bien guardados y no cualquiera podrá acceder a ellos, garantizando así la privacidad necesaria para tales informaciones.
  • Distribución controlada: El mismo caso se aplica a su distribución, siendo mucho más sencillo controlar su difusión si se guardan correctamente los archivos, se encriptan o, en definitiva, se asegura que tan solo el responsable pueda acceder a ellos y distribuirlos.
  • Incremento de la seguridad: La seguridad va ligada a la protección que asegura Paperless para los documentos, garantizando su correcto almacenamiento y evitando que puedan deteriorarse o perderse como podría pasar en papel.
  • Se facilita la colaboración: El hecho de poder compartir los trabajos y documentos con un solo click sin necesidad de escanear y perder más tiempo en el proceso facilita en gran medida a la colaboración, incrementando la productividad de los equipos.
  • Mejora de la recuperación ante desastres: Gracias a las copias de seguridad se garantiza una mayor protección ante el posible hecho de perder la documentación por un error humano o técnico.
  • Mayor facilidad de cumplimiento de normativas y leyes: Herramientas como Paperless están diseñadas para cumplir toda la legislación vigente en cuanto a documentación y su gestión, por lo que no deberemos preocuparnos de estar incumpliendo las normas por su posible desconocimiento.
  • Incremento de la productividad: Por todas las funciones mencionadas anteriormente se mejora en gran medida la productividad de los trabajos, disminuyendo los tiempos de gestión y facilitando los procesos.
  • Ventaja competitiva: Aumentar la productividad ofrece a su vez una ventaja competitiva respecto a otros equipos de trabajo que no disponen de herramientas de Gestión Documental.
  • Mejora del servicio al cliente: Finalmente, los clientes son el objetivo de las empresas y el que estén satisfechos con el trabajo que se les ofrece es primordial. Con una correcta Gestión Documental el cliente en cuestión tendrá garantizado un buen trato de su información y por ello quedará contento con el trato profesional recibido.

Promoviendo la sostenibilidad del Medio Ambiente con el gestor de procesos Paperless Corporativo

El pasado 5 de junio tuvo lugar el día mundial del Medio Ambiente. Cada año su temática principal se presenta diferente, siendo la de este año la de “Sin Contaminación por plástico”. Otro detalle es que el país anfitrión de esta edición ha sido India.

La cantidad de plástico utilizada a diario y vertida en el océano está alcanzando niveles muy preocupantes, llegando a las cifras de 8 millones de toneladas de plástico anuales que amenazan y destruyen el ecosistema y la vida marina.

Todas las medidas para prevenir este avance hacia un futuro donde la contaminación sea omnipresente e irremediable son necesarias y deben aplicarse desde ya. En TBS se utiliza un método llamado Paperless para, tal y como la palabra indica, no necesitar usar papel para los procesos de trabajo en las empresas.

Estando en la era de lo digital ya no hay excusa para seguir utilizando el papel en tan grandes cantidades, perjudicando así al medio ambiente por la tala masiva de árboles y la generación de grandes cantidades de basura. Paperless de TBSAGORA contribuye a estas medidas en contra de la contaminación y ayuda a mejorar y facilitar los procesos de trabajo y organización de documentos.

Se reducen en un 80% de tiempo y recursos necesarios, evitando errores propios de gestionar los procesos manualmente y permitiendo un control absoluto de todo el proceso de evolución, permitiendo detectar incidencias a tiempo y tomar decisiones en tiempo real. Además, todos los documentos digitalizados están localizados y seguros en cualquier momento, permitiendo hacer copias de seguridad.

Algunos casos en los que Paperless ha sido implementado son la automatización y mejora del proceso de Facturas de Proveedores del grupo PRISA, la obtención de forma en movilidad de Reckitt Benkiser, la captura de gestión en COPISA Grupo o la mejora en el proceso de gestión de contratos de la Fira de Barcelona.

Ya sea por comodidad, eficiencia, mejoras en el trabajo o simplemente por contribuir a mejorar el Medio Ambiente y disminuir la contaminación y la necesidad del uso de papel, Paperless de TBSAGORA es una gran solución para los procesos empresariales y de organización de documentos.

DESAYUNO DE BUENAS PRÁCTICAS

TBS ha asistido al Desayuno de la Xarxa NUST para hablar de las buenas prácticas que realizan las empresas. Al evento han asistido la Directora General de Barcelona Activa i Gerent de Política Econònomica i Desenvolupament local de l’Ajuntament de Barcelona, Sara Berbel; La Directora Executiva de Desenvolupament Socioeconòmic de Proximitat de Barcelona Activa, Emilia Pallàs y la Tècnica dels Programes de Temps i de la Xarxa d’Empreses NUST de l’Ajuntament de Barcelona, Carme Carrera. En el acto se ha hablado de la implicación real por el cambio, tal y como ha dicho Sara Berbel: “El salto cualitativo por las adhesiones al Pacte del Temps no son una declaración de intenciones, sino que hay actuaciones para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos”.

En el desayuno, también se ha hablado del documento marco que refleja todas las propuestas de las organizaciones de Barcelona. En su discurso, Emilia Pallàs ha aclarado que “el Pacte del Temps es un compromiso de la ciudad por una organización del tiempo más saludable, igualitaria y eficiente”. Seguidamente, ha sido el turno de Carme Carrera, que ha hablado del crecimiento de la Xarxa NUST durante estos últimos años: “La Xarxa ha pasado de 30 empresas en 2006 a 117 en 2018”.

Para finalizar el evento, las empresas potenciales que formamos parte del conglomerado hemos presentado las actuaciones que realizamos diariamente para mejorar las condiciones laborables. Las más destacadas han sido las mejoras en horario laboral, la implantación de medidas de igualdad y de voluntariado.

TBS en la “Assamblea de l’Acord Ciutadà” para una Barcelona inclusiva

Hoy hemos asistido a la “Assamblea 2018 de l’Acord Ciutadà” por una Barcelona Inclusiva, espacio donde instituciones y organizaciones de la ciudad trabajan para mejorar la calidad de vida de todos los ciudadanos. Dentro de “l’Acord Ciutadà” se encuentran las Xarxes D’acció que son el principal motor de la agrupación. Estas redes tienen una finalidad común, que es la de trabajar conjuntamente sobre una misma materia y así conseguir mejoras en los campos respectivos.

 

TBS ha querido estar presente en este evento ya que, como empresa que forma parte del Grup Motor de la Xarxa NUST, apostamos por medidas de conciliación laboral y familiar, entre otras.

 

Acord Ciutadà seguirá trabajando para reducir las desigualdades de renta y la garantía de derechos fundamentales; Aumentar la equidad educativa y de las oportunidades formativas y culturales; Promover servicios y redes relacionales y comunitarias; Eliminar la estigma y la segregación social y, como último, disminuir las desigualdades sociales territoriales.

¡Un año más TBS en el Global Azure Bootcamp!

TBS no se ha querido perder el Global Azure Bootcamp celebrado el pasado 21 de Abril de 2018 en Barcelona, para estar al día de todos los avances en el mundo Azure.

Global Azure Bootcamp es un evento global donde durante todo un día, en todo el mundo, se habla sobre Azure y donde, además, se puede asistir de forma gratuita a sesiones para conocer con más detalle esta plataforma. Como no, también se comparten experiencias y problemas técnicos con los líderes de la comunidad de Microsoft Azure en España.

De todas las sesiones dispuestas por Global Azure Bootcamp, nuestros técnicos prestaron mucha atención a aquellas relacionadas con la arquitectura Serverless y a la potencia de los desarrollos de cloud; como conseguir un proyecto utilizando frameworks front-end, microservicios cloud, devops,… También estuvimos en una de las sesiones donde nos enseñaban como interaccionar con  los electrodomésticos de nuestra casa gracias a una línea de código (y un pequeño presupuesto, claro).

Como partners de Microsoft, nos ha encantado estar en este evento y descubrir todos los proyectos innovadores que nos ofrecen Azure y el mundo cloud para mejorar nuestro desarrollo empresarial.

Programa Vocacions Científiques y Jornada “Nenes, dones i ciència”

El Programa Vocacions científiques finalizó el mes pasado en la Jornada de “Nenes, Dones i Ciència” y TBS colaboró acogiendo a un alumno de bachillerato tecnológico en nuestras oficinas, estando así, implicados en la propuesta.

Hace un mes se celebró la clausura del Programa Vocacions Científiques, iniciativa realizada por l’Ajuntament de Barcelona y el Consorci d’Eduació de Barcelona.

El objetivo de este programa es aproximar a los alumnos de primero de bachillerato al conocimiento de los diversos ámbitos profesionales vinculados a la tecnología, especialmente en la ingeniería y el sector industrial. En este proyecto, TBS quiso estar involucrado ayudando a los alumnos a dirigir su carrera y sus intereses hacia campos profesionales concretos ya que, una vez finalizada la actividad tuvieron una versión más realista y amplia de lo que significa trabajar en el ámbito profesional por el que se han interesado.

Entre estas actividades, se encontraba el shadowing, donde el alumno realizó un seguimiento de los profesionales de TBS para así, encontrarse inmerso en un entorno de trabajo real. Posteriormente, el alumno, realizó un elevator pitch en el Parc Tecnologic de Nou Barris donde expuso las conclusiones de la experiencia en nuestra oficina.

En TBS estamos muy satisfechos con esta primera fase del Programa Vocacions Científiques y es por eso que estamos esperando la segunda ronda del proyecto para poder contar de nuevo con alumnos motivados en conocer el ámbito profesional de lo que podría ser su futuro laboral.

TBS también quiso asistir a la Jornada “Nenes, Dones i Ciència” realizada en el Parc Tencològic de Nou Barris. El objetivo de esta jornada es el de fomentar las vocaciones de las niñas en el ámbito científico y tecnológico donde en estos estudios suele haber una menor presencia de mujeres.

Actualmente las mujeres tan solo representan un escaso 6% de las matrículas en la rama de estudios de informática y áreas relacionadas. Las tecnológicas tan solo incrementan el porcentaje a un 13%, mientras que en el sector laboral de las TIC las mujeres tienen una participación cercana al 35%.

Poner fin a la brecha de género es un objetivo primordial y necesario para construir una mejor sociedad, que gracias a este tipo de iniciativas hace que esto pueda ser posible en un futuro.

TBS en la Primera Reunión del Grup Motor de la Xarxa Nust para el 2018

Desde nuestros inicios, en TBS siempre hemos estado muy concienciados con la necesidad de implementar medidas que beneficien al bienestar de las personas que la forman y es por ello que en 2015 nos adherimos a la Xarxa NUST: Nous Usos Socials del Temps.

La Xarxa NUST fue promovida por l’Ajuntament de Barcelona y está formada por empresas comprometidas con facilitar una mejor gestión del tiempo, la conciliación de la vida laboral, familiar y personal, creando un clima de confianza que beneficie tanto a la empresa como a las personas que la forman.

Dentro de TBS ya se realizaban medidas de conciliación como la flexibilidad horaria. Pero es en el 2016 cuando decidimos dar un paso más y quisimos acercarnos a un horario laboral más europeo. A raíz de esta iniciativa empresarial y, con la ayuda de Fabián Mohedano y Xavier Peralta -miembros de Plataforma per la Reforma Horaria-realizamos unos estudios sobre la viabilidad y la adaptación de los trabajadores y conseguimos implementar un nuevo horario compactado.

Gracias a este proyecto, en 2017 l’Ajuntament de Barcelona y la alcaldesa Ada Colau nos galardonaron con el Premi Barcelona a l’Empresa Innovadora en Conciliació i Temps.

Durante todo el 2017 participamos en actos relacionados con la conciliación laboral y familiar, como por ejemplo, la mesa redonda sobre la Reforma Horaria en el BizBarcelona, organizado por el Departament de Treball de la Generalitat. En 2018 decidimos dar un nuevo paso al frente y unirnos al Grup Motor de la Xarxa NUST para contribuir de primera mano al debate y proposición de nuevas ideas relacionadas con los nuevos usos del tiempo.

Este 2018, ya desde el Grup Motor, queremos seguir trabajando con los Pactos del tiempo, las buenas prácticas y un buen bienestar social. Junto a esto, se están construyendo nuevas propuestas como una nueva App, donde se pueden mostrar las prácticas innovadoras que realizan las pequeñas, medianas y grandes empresas.

Este año destacar también que, dentro de la  5ª Setmana dels Horaris [del 11 al 15 de Junio de 2018] se va realizar la presentación del Nou Pacte del Temps a Barcelona.

Marta Luna, nueva Key Account Manager de TBS

¡El Equipo de TBS crece y se renueva! Hoy nos alegra poder presentaros a Marta Luna, nueva Key Account Manager de TBS.

Marta es Licenciada en Comunicación Audiovisual y Postgrado en Marketing Digital & Inbound Marketing, especialista en consultoría y gestión de proyectos de marketing digital, desarrollos web e-commerce y publicidad 360.

Durante los últimos 10 años, Marta ha dirigido grandes cuentas tanto desde la responsabilidad de Account Manager como de Project Manager en proyectos con una fuerte vinculación tecnológica.

Estamos seguros de que su incorporación a la fuerza de ventas de TBS nos ayudará a abordar nuevas metas y explorar nuevos horizontes a la vez que mantenemos y renovamos la confianza de nuestras cuentas clave.

Desde este momento, tanto Marta como el resto del equipo quedamos a vuestra disposición para ayudaros a descubrir TBS Agora con una demo en directo y resolver todas vuestras dudas sobre cómo vuestra compañía puede automatizar sus procesos de negocio reduciendo las tareas manuales y apostando por el Paperless.

¡Bienvenida al equipo!