Beneficios de una Gestión Documental bien diseñada

Tanto en ámbitos empresariales como en particulares es realmente necesario disponer de una correcta gestión documental para mejorar los procesos de trabajo, reduciendo los tiempos necesarios para encontrar los archivos buscados y una serie de beneficios que os detallamos a continuación.

Una de las herramientas para lograr este proceso es Paperless de TBSAGORA, mediante la cual se sustituyen la gran cantidad de documentos en papel con los que hay que lidiar para pasarlos a digital y adquirir un gran abanico de ventajas.

  • Reducción de las necesidades de almacenamiento físico: El papel siempre ha ocupado mucho espacio y a menudo ha sido complicado el gestionar su almacenamiento correctamente. Con Paperless se consigue revertir esta situación al tener todo digitalizado.
  • Reducción de los costes: Los costes económicos se acaban reduciendo a la larga, siendo mucho más asequible el adquirir un programa de gestión documental que el almacenar los documentos en físico.
  • Reducción del tiempo de búsqueda de la documentación: Al disponer de los archivos digitalizados basta con una simple búsqueda para hallar lo que estamos buscando, siendo mucho más complejo si lo hiciéramos en papel.
  • Acceso instantáneo a la documentación: Con Paperless se puede acceder de forma instantánea y muy rápida a la información buscada, aumentando la productividad del trabajo al no perder el tiempo buscando y accediendo a los documentos.
  • Facilidad para el acceso selectivo a documentos sensibles: En todos los trabajos hay determinados documentos que deben permanecer privados y a buen recaudo. Herramientas como Paperless permiten asegurar que se mantendrán bien guardados y no cualquiera podrá acceder a ellos, garantizando así la privacidad necesaria para tales informaciones.
  • Distribución controlada: El mismo caso se aplica a su distribución, siendo mucho más sencillo controlar su difusión si se guardan correctamente los archivos, se encriptan o, en definitiva, se asegura que tan solo el responsable pueda acceder a ellos y distribuirlos.
  • Incremento de la seguridad: La seguridad va ligada a la protección que asegura Paperless para los documentos, garantizando su correcto almacenamiento y evitando que puedan deteriorarse o perderse como podría pasar en papel.
  • Se facilita la colaboración: El hecho de poder compartir los trabajos y documentos con un solo click sin necesidad de escanear y perder más tiempo en el proceso facilita en gran medida a la colaboración, incrementando la productividad de los equipos.
  • Mejora de la recuperación ante desastres: Gracias a las copias de seguridad se garantiza una mayor protección ante el posible hecho de perder la documentación por un error humano o técnico.
  • Mayor facilidad de cumplimiento de normativas y leyes: Herramientas como Paperless están diseñadas para cumplir toda la legislación vigente en cuanto a documentación y su gestión, por lo que no deberemos preocuparnos de estar incumpliendo las normas por su posible desconocimiento.
  • Incremento de la productividad: Por todas las funciones mencionadas anteriormente se mejora en gran medida la productividad de los trabajos, disminuyendo los tiempos de gestión y facilitando los procesos.
  • Ventaja competitiva: Aumentar la productividad ofrece a su vez una ventaja competitiva respecto a otros equipos de trabajo que no disponen de herramientas de Gestión Documental.
  • Mejora del servicio al cliente: Finalmente, los clientes son el objetivo de las empresas y el que estén satisfechos con el trabajo que se les ofrece es primordial. Con una correcta Gestión Documental el cliente en cuestión tendrá garantizado un buen trato de su información y por ello quedará contento con el trato profesional recibido.

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