Automatización del proceso de Mandatos SEPA

Caso de éxito en PRISA NOTICIAS

Con nuestra misión de hacer llegar las mejores prácticas de nuestros clientes a todas aquellas empresas que se estén planteando como conseguir procesos más eficientes, controlados y automatizados, iremos incluyendo en nuestro blog cómo grandes compañías han utilizado la tecnología propuesta por TBS AGORA para conseguir convertir sus retos en grandes oportunidades de eficiencia y rentabilidad.

Iniciamos esta serie de casos de éxito con el caso del GRUPO PRISA NOTICIAS y el proceso de creación, gestión y obtención de firma de los mandatos SEPA.

Como muchos de vosotros ya sabéis, desde TBS llevamos varios años informando y divulgando mediante diferentes desayunos financieros y publicaciones, la importancia de adaptarse con tiempo a la normativa SEPA. Pero, ciertamente, todavía nos encontramos a día de hoy con empresas medianas, grandes y muy grandes, que siguen sin tener claro cómo abordar este nuevo proceso teniendo en cuenta que la fecha límite de adaptación está cada vez más cerca.

Para todos aquell@s que aún estáis en este grupo de empresas “rezagadas” es importante conocer de primera mano un caso de éxito cómo el GRUPO PRISA NOTICIAS y como ellos han hecho frente a su problemática en la creación y obtención de firma de sus mandatos mediante nuestra solución de negocio.

TBS AGORA Mandatos-SEPA es una aplicación 100% web que ELIMINA la gestión manual MANDATOS SEPA:

            • Crea los Mantados SEPA de forma automatizada y en formato digital, en el momento de alta de un nuevo cliente en vuestro sistema comercial o de forma manual para los usuarios en movilidad.
            • Obtiene los mandatos firmados con un proceso de firma rápido y eficaz, desde cualquier dispositivo. Firma electrónica avanzada con plena validez
            • Gestiona también los mandatos enviados en formato papel. Nosotros nos encargamos de todo: recepción, manipulación, digitalización y custodia de los mandatos SEPA recibidos en papel.
            • Controla el estado del mandato, mediante notificaciones y avisos electrónicos que te permitirán hacer un seguimiento visual de todo el proceso.
            • Se integra con sistemas bancarios recuperando todos los datos de la gestión de mandatos firmados en un archivo ISO 20022 XML.

Es el caso de PRISA NOTICIAS.

PRISA es el primer grupo de medios de comunicación de habla española y portuguesa: una multinacional líder en los ámbitos de la educación, la información y el entretenimiento que cuenta con 60 millones de clientes, incluidas las audiencias de medios tan emblemáticos como El País, Cinco Días, AS o los 40 Principales o los lectores de las publicaciones de la editorial Santillana.

La tecnología más avanzada como aliada ante la normativa SEPA

La confluencia del portal de negocio TBS AGORA –integrada en este caso con la firma digitalizada avanzada de Signaturit– y una empresa de las dimensiones de PRISA, con casi 10.600 empleados y presencia en 22 países, se ha producido precisamente para dar una solución digital al problema al que se enfrenta la división de Noticias de la multinacional: la homologación a nivel europeo del funcionamiento de las transferencias y los adeudos domiciliados.

Este proceso, el denominado SEPA (del inglés, Single European Payments Area) en vigor desde el 1 de febrero de 2014, ha obligado a PRISA NOTICIAS a solicitar a todos los nuevos suscriptores de sus cabeceras la firma del mandato, aceptando la nueva norma armonizada para los 27 integrantes de la UE y para Islandia, Liechtenstein, Mónaco, Noruega y Suiza. Como fecha límite para completar el proceso, la normativa ha establecido el 1 de febrero de 2016.

A efectos prácticos, este cambio normativo ha requerido a PRISA NOTICIAS la solicitud de alrededor de 12.500 firmas al año, bajo el riesgo de que aquellas no formalizadas pudieran dar pie a la devolución de recibos bancarios o a que los bancos no autoricen las órdenes de domiciliación de recibos de suscriptores.

Para afrontar este reto, PRISA NOTICIAS tuvo que desplegar una operativa de envío y recogida manual de firmas: un sistema lento, ineficiente, sujeto a extravíos, muy intensivo en recursos y tiempo, y, sobre todo, muy incómodo para el suscriptor.

Al darse cuenta de la ineficiencia y coste del proceso manual, PRISA NOTICIAS decidió emprender el proceso de adecuación a la normativa SEPA apoyándose en nosotros, su socio tecnológico de confianza llevando trabajando juntos más de 7 años consiguiendo automatizar y mejorar 8 procesos de negocio estratégicos mediante nuestro portal de negocio TBS AGORA. En esta ocasión, PRISA Noticias decidió utilizar el módulo TBS AGORA Mandatos SEPA con la firma avanzada de Signaturit.

Un giro de 360º en beneficio de los clientes

Finalizada la implantación del proyecto, la solicitud de mandatos SEPA de PRISA NOTICIAS a sus suscriptores pasó de consistir en crear manualmente los mandatos –introducir los datos obligatorios por la normativa SEPA,  imprimir todos los mandatos creado, enviarlos por correo postal, etc.– a ser un proceso digital, automático, rápido, eficaz, mucho más barato (en tiempo y recursos), con mayores garantías y mucho más sencillo para los clientes de PRISA NOTICIAS.

Los suscriptores de EL PAÍS o el DIARIO AS, a día de hoy, simplemente reciben un correo electrónico de parte de la publicación con un botón para firmar. Apretando el botón pueden firmar su mandato SEPA desde cualquier dispositivo (smartphone, tablet, portátil, equipo de sobremesa…) con su dedo, un puntero o el ratón, sin necesidad de darse de alta en ningún servicio, descargarse ninguna app o acceder a la web de un tercero.

Las firmas recogidas en formato digital son, además, 100% legales conforme a la estricta normativa europea que regula la firma electrónica.

Para Prisa Noticias, el proceso de creación de un nuevo Mandato SEPA es totalmente automático y transparente. El Mandato se crea en cuestión de segundos, con el formato estipulado por Prisa Noticias, en el momento en el que se da de alta un nuevo deudor en su sistema comercial.

Conclusiones 

En resumen, el uso de la solución conjunta de TBS AGORA y Signaturit ha ahorrado a PRISA NOTICIAS una considerable cantidad de recursos, y, sobre todo, la incertidumbre sobre su capacidad de cumplir a tiempo con el mandato SEPA y el riesgo de perder por el camino a un número considerable de suscriptores.

¿Quieres que tu empresa también disfrute de las mismas ventajas?

Llámanos al +34 93 180 19 87 o envíanos un mail a comercial@tbsonline.es y adáptate cuanto antes a la normativa SEPA.