Software gestión documental, lo que necesitas saber para escoger la mejor solución

Empezamos el año, y muchas empresas se han planteado como objetivo el automatizar y mejorar sus procesos documental, iniciando la ardua tarea de buscar que software de gestión documental existen hoy en día en el mercado.

Pero ERROR, el primer paso importante que hay que dar antes de empezar a buscar es pensar en que necesito que posea este software de gestión documental para poder cubrir las necesidades de mi empresa y todo el ciclo de vida de mis documentos.

¿Qué es lo que le pedirías a un buen software de gestión documental? Principalmente que nos permita ser más eficientes, productivos y, cómo no, ahorrar tiempo y dinero.

Los aspectos más valorados en las compañías con las que hemos trabajado han sido:

MOVILIDAD. Esa es la palabra clave que debemos de tener en cuenta a la hora de escoger nuestro software de gestión documental. Acceder a la información de forma inmediata, cuando y donde quiera.

No olvides el concepto PAPERLESS, el principal concepto por el cual hemos decidido apostar nuestro próximo proyecto interno en la mejora de nuestro proceso documental.

Además tenemos que tener en cuenta el acceso a este sistema, debe ser un sistema seguro y preciso a la hora de mostrar la documentación según los roles de cada uno de los usuarios de este sistema.

Son los 3 principales aspectos a tener en cuenta a la hora de buscar un software de gestión documental: MOVILIDAD, PAPERLESS, SEGURIDAD

Pero en este post hemos querido detallar aún más que aspectos debes tener en cuenta tú para que tu elección sea un éxito y des el sí quiero definitivo a vuestro software de gestión documental

PRIMERO: Flexibilidad y escalabilidad. Tiene que ser un software capaz de adaptarse a las necesidades de la empresa, a vuestros procesos de negocio y además adecuarse en el futuro al crecimiento de la compañía. Las necesidades de hoy pueden ser muy diferentes a las que podrá tener tu empresa dentro de unos años.

SEGUNDO: Facilidad de uso. De nada servirá que tengas el software de gestión más potente si realmente luego el manejo es complicado y los usuarios no se sienten cómodos utilizándola. Por lo que la interfaz ha de ser amable, sencilla y muy intuitiva.  Para una mejor productividad debería presentar toda la información y funcionalidades en una única pantalla.

TERCERO: Potente buscador. Hay que tener muy en cuenta la importancia de tener una correcta indexación de los documentos para facilitar su búsqueda. Es importante recalcar que según diversos estudios un empleado invierte entre el 30% y el 40 % de su jornada laboral en buscar y recuperar información clave  llegando  a dedicar 1’8 horas al día de su jornada en esta tarea.

CUARTO: Flujos de trabajo ( Workflow). Es el sistema que te permitirá gestionar y controlar los procesos de negocio de una forma totalmente automatizada . Es un sistema que es imprescindible que esté incorporado en el software de gestión documental que eligas para tu empresa.

QUINTO: Avisos, Alarmas y Caducidades. En toda empresa se trabaja con documentos muy diversos, entre ellos están los documentos relativos a temas fiscales o de contenido jurídico, pueden tener una vida útil determinada o un plazo de caducidad, el software ideal debe definir éste periodo como alerta para la posterior eliminación del mismo. La eliminación de los documentos que han expirado del sistema principal, contribuye a tener un archivo optimizado, teniendo la opción de almacenar dichos documentos en soportes paralelos más económicos.

SEXTO : Soporte técnico y formación.  La mayoría de estos productos integrales necesitan asesores profesionales en el caso de que surjan problemas en su uso. Por eso es fundamental contar en todo momento con un soporte técnico adecuado que dé respuesta rápida a todas las cuestiones que surjan de su uso. Además es crucial que la solución contemple políticas de formación para el adecuado manejo del software para aquellos que van a usar a diario este tipo de herramienta, cuya una de sus principales ventajas es la mejora de la productividad en el entorno empresarial.

Busca software de gestión documental que hayan diseñado y desarrollado la misma empresa que realiza los servicios de formación y soporte. De esta manera tendrás garantizado el servicio de calidad.

SEPTIMO: Integración con otros sistemas internos. Para poder gestionar eficazmente y de forma eficiente cualquier proceso documental es importante tener claro que la solución de contemplar la integración con los principales ERPs, ECMs, y OCRs . Esta integración permitirá optimizar todo el ciclo de vida del proceso desde el inicio hasta el final mejorando la optimización de toda la gestión documental de la empresa.

OCTAVO: Ya implantado en grandes empresas. La mejor manera de conocer si un producto es bueno o no es hablar con el quien lo está consumiendo. Si el software de gestión documental está ya siendo utilizado por grandes compañías debe darte una seguridad de robustez y confianza en el producto.

Siempre solicita casos de éxito de proyectos implantados y pide poder ponerte en contacto con ellos directamente.

El proceso de elección y adquisición de este software de gestión documental no es algo trivial y requiere de un análisis minucioso de todas y cada una de las necesidades reales de la empresa.

Por esto, desde TBS  ponemos a tu disposición la información de nuestro propio software de gestión documental capaz de cubrir cada uno de los aspectos que te hemos detallado a continuación.

Software de gestión documental TBS AGORA CLOUD