¿Tiene validez legal una Factura de Proveedor RECIBIDA en PDF por correo electrónico?

LE DAMOS LA SOLUCIÓN PARA DOTAR DE LEGALIDAD TODAS LAS FACTURAS DE SUS PROVEEDORES  RECIBIDAS POR MAIL EN FORMATO PDF. ( SIN FIRMA ELECTRÓNICA)

En la mayoría de los casos, parece que las empresas tienen muy claro cuáles son los requisitos legales para la emisión de una factura, pero, en el caso de las facturas recibidas en pdf por parte de sus proveedores no es así y siguen imprimiendo estas facturas, una vez recibidas por mail, para incorporarlas en el proceso manual del resto de las facturas recibidas en papel.

Esto es un GRAN ERROR que TODAS las empresas, con las que me reúno, están realizando debido a la falta de información. Una información que les permitirá dotar de “legalidad” las facturas que reciben de sus proveedores en formato PDF eliminando la necesidad de imprimirlas.

En este artículo de hoy, quiero darles toda la información para que su empresa consiga esta legalidad y poder eliminar por completo las tareas manuales que supone este proceso de manipulación del papel.

IMPORTANTE: Mediante el Real Decreto 1619/2012 del 30 de noviembre del 2013, en España ya es posible recibir facturas en PDF sin firmar.

Este real decreto entró en vigor el 1 de enero del 2013 y marcó en el mercado español el punto de inflexión en la utilización de este formato de factura.

Mediante el Artículo 8 de dicho decreto ya podía entenderse que el envío de una factura en formato PDF era válido

https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2012-14696

4º La nueva regulación supone un impulso a la facturación electrónica bajo el principio de igualdad de trato entre la factura en papel y la factura electrónica:

– Se establece una nueva definición de factura electrónica, como aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

– El sujeto pasivo podrá garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida o conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional, sin necesidad de que las mismas estén sujetas al empleo de una tecnología determinada.

Desde finales del 2014 y principios del 2015 la AEAT ha ido más allá, y ha confirmado textualmente la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica.

Esta confirmación ha venido en la respuesta a tres consultas vinculantes publicadas en la Doctrina tributaria de la SECRETARIA DE ESTADO DE HACIENDA – DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTOS.

NUM-CONSULTA: V0553-15

ORGANO: SG de Impuestos sobre el Consumo

FECHA-SALIDA: 11/02/2015

NORMATIVA: Ley 37/1992 art. 164 . RD 1619/12. arts. 2, 8, 9 y 10.

DESCRIPCION-HECHOS: La consultante es una persona física que ejerce la profesión de abogacía.

CUESTION-PLANTEADA: Si el envío de facturas en formato PDF a través de su correo corporativo garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las mismas.

Ver contestación completa en la siguiente URL: http://petete.minhafp.gob.es/consultas/?num_consulta=V0553-15

NUM-CONSULTA: V0340-15

ORGANO: SG de Impuestos sobre el Consumo

FECHA-SALIDA: 30/01/2015

NORMATIVA: Ley 37/1992 art. 164. RD 1619/2012 art. 8 y 10

DESCRIPCION-HECHOS: La consultante es una Cámara Oficial de Comercio que quiere sustituir la remisión de sus facturas en papel por facturas electrónica mediante el uso del correo electrónico y archivos en formato PDF”.

CUESTION-PLANTEADA: Validez del sistema de facturación electrónica propuesto en la medida que los archivos en formato PDF no van firmados digitalmente.

Ver contestación completa en la siguiente URL: http://petete.minhafp.gob.es/consultas/?num_consulta=V0340-15

NUM-CONSULTA: V2426-14

ORGANO: SG de Impuestos sobre el Consumo

FECHA-SALIDA: 15/09/2014

NORMATIVA: Ley 37/1992 art. 164. RD 1619/12. arts. 2, 8, 9 y10.

DESCRIPCION-HECHOS: Facturas recibidas por correo electrónico.

CUESTION-PLANTEADA: Si las facturas que son escaneadas y enviadas en formato electrónico a través de un correo electrónico tienen la consideración de facturas electrónicas.

Ver contestación completa en la siguiente URL: http://petete.minhafp.gob.es/consultas/?num_consulta=V2426-14

Cabe destacar que en estas tres consultas sigue quedando muy claro que es imprescindible disponer de unos controles de gestión y pista de auditoría correctos.

Es necesario, por lo tanto, una solución como el conector MAIL/PDF de TBSAGORA para garantizar estos requisitos.

La solución TBSAGORA Factura de Proveedores además de ser una solución homologada por la AEAT para eliminar las facturas recibidas en papel y dotar de legalidad las facturas recibidas en papel, consigue automatizar y mejorar el proceso  de factura de proveedores en todo su ciclo de vida. Un proceso que hasta ahora las compañías realizan de forma manual, consiguiendo reducir los costes derivados de estas tareas ya que las elimina por completo: captura la información relevante del proceso de negocio (OCR), gestiona un sistema de workflow que se personaliza a la forma de trabajar de la compañía, se integra con sistemas ya existentes , realiza validaciones automáticas contra las BBDD e integra los procesos financieros con los sistemas contables (ERP) de la compañía. Y todo desde una misma suite.

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